Transformar la gestión de clientes de Contenedores Hugo unificando datos y optimizando procesos.
Metas Operacionales y Estratégicas
Profesionalizar
Gestión de clientes
Optimizar
Procesos de atención (incidencias y reclamos)
Reducir
Tasa de abandono de clientes (churn)
- Centralizar información de ventas y soporte con un único punto de verdad y gestión de tickets.
- Obtener una visión 360° del cliente, unificando historial comercial (CRM) y de soporte (Helpdesk).
- Mejorar tiempos de respuesta cumpliendo Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) medibles.
- Medir Satisfacción del Cliente (CSAT) con encuestas automatizadas post-servicio.
- Asegurar la adopción del sistema por parte del equipo operativo.
El proyecto adopta un enfoque MVP (CRM, Helpdesk, Contactos, Odoo Studio), sin desarrollos de código, garantizando rapidez, sostenibilidad técnica y escalabilidad.
Modelo de Inversión y Facturación
La implementación se estructura en un modelo de pagos progresivos vinculados a hitos, garantizando transparencia y alineación de objetivos. Todos los desembolsos tendrán el mismo importe.
Pago Inicial — Confirmación
$4.900.000. Se efectiviza con la firma de la propuesta, iniciando la Fase 1: Kick-off y Descubrimiento.
Primer Desembolso — Mes 1
Vencimiento a 30 días. Cubre análisis de negocio, mapeo de procesos y validación de requisitos.
Segundo Desembolso — Mes 2
Vencimiento a 60 días. Corresponde al desarrollo e integración de módulos core con entregas funcionales.
Tercer Desembolso — Mes 3
Vencimiento a 90 días. Finaliza la implementación core, pruebas validadas y el sistema listo para Go-Live.
Tiempos del proyecto
El proyecto seguirá una metodología por fases para mitigar riesgos y facilitar la adopción.
El cronograma estimado es de 90 a 120 días calendario, incluyendo un margen para la gestión del cambio y la disponibilidad del equipo de Contenedores Hugo.
Roles internos esenciales
Para la implementación se requiere la designación de roles internos esenciales:
Responsable único de proyecto (RUP)
Interlocutor principal con autoridad para tomar decisiones. Requiere una dedicación de 8-12 horas semanales durante la implementación.
Referentes Operativos (ROs)
Super usuarios expertos en su área (comercial, soporte, etc.). Su rol incluye validar configuraciones, proporcionar feedback y apoyar la capacitación del equipo.
Despliegue de Etapas
El proyecto se divide en 6 fases lógicas, con la siguiente síntesis de duración e hitos clave:
Alcance, limitaciones y dependencias
El proyecto se rige por un Alcance de Producto Mínimo Viable (MVP), detallando lo incluido y lo excluido, y depende de recursos clave provistos por Contenedores Hugo.
Alcance
- Módulos: Implementación limitada a Odoo CRM, Odoo Helpdesk, Odoo Contacts y Odoo Studio.
- Plataforma: Ejecución exclusiva en Odoo Enterprise Cloud (SaaS).
- Personalización: Adaptaciones (campos, vistas) realizadas exclusivamente con Odoo Studio. Cero desarrollo en código Python para garantizar compatibilidad futura.
Limitaciones
- Módulos: Excluye contabilidad, inventario, proyectos o suscripciones.
- Integraciones: No incluye sistemas de facturación o logística legacy.
- Desarrollo a medida: No se contempla código Python.
Dependencias Críticas (Recursos de Contenedores Hugo)
El éxito del proyecto y el cumplimiento del plazo (90-120 días) dependen de la disponibilidad y compromiso de los recursos internos de Contenedores Hugo:
Para FUTURIALS, la dependencia clave es asegurar la disponibilidad de estos recursos durante todo el proyecto y una respuesta intensiva en la Semana 12 (Go-Live).
El plan de 120 días considera que Contenedores Hugo tiene operaciones críticas, y FUTURIALS prioriza la calidad sobre la velocidad en la gestión del proyecto.
Enfoque Estratégico del Proyecto
Este proyecto estratégico busca profesionalizar, controlar operaciones y mejorar el servicio. Es una transformación organizacional basada en:
Gestión del cambio
Capacitación progresiva
Adopción por pares
Métricas de uso, desempeño e impacto
El éxito se medirá por:
- Grado de adopción (más del 85% de usuarios activos).
- Cumplimiento de Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA).
- Reducción de tiempos de respuesta.
- Mejora en la satisfacción del cliente.
- Mejora en la conversión comercial y trazabilidad del pipeline de ventas.
El enfoque por fases y roles clave (RUP y RO) garantiza:
Reducción de riesgos
Mayor velocidad de adopción
Transferencia efectiva de conocimiento
Sustentabilidad del sistema
Detalle del Proyecto
Odoo Enterprise Cloud
Introducción y objetivos del proyecto
Este documento detalla el plan de implementación de Odoo Enterprise Cloud como plataforma unificada de CRM y Mesa de Ayuda para Contenedores Hugo.
Los objetivos a alcanzar son:
- Profesionalizar la gestión de clientes.
- Mejorar la calidad del servicio.
- Reducir la tasa de abandono de clientes (churn).
- Centralizar la información.
- Optimizar los procesos de atención.
Contexto de negocio
Contenedores Hugo, una empresa B2B de recolección de residuos, depende de la fiabilidad y calidad de servicio. La pérdida de clientes se debe a fallas en el servicio y deficiencias de comunicación.
Sin solución
Casos B2B sin solución ante problemas de servicio.
Un retiro omitido en un restaurante o un retraso en un hospital generan riesgos sanitarios y violan normativas críticas.
Odoo abordará esta brecha, ofreciendo herramientas para gestionar la satisfacción del cliente y fortalecer relaciones a largo plazo.
Metas estratégicos
La implementación de Odoo CRM y Helpdesk busca lograr los siguientes objetivos estratégicos:
Centralizar la gestión de incidencias
Eliminar herramientas descentralizadas (Excel, WhatsApp) y crear un único punto de registro y trazabilidad para cada interacción con el cliente.
Mejorar los tiempos de respuesta
Establecer y cumplir Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) medibles y transparentes.
Monitorear tiempos
Controlar el tiempo de primera respuesta y el tiempo de resolución, asegurando la atención urgente de incidencias críticas.
Obtener visión 360° del cliente
Unificar el historial comercial (CRM) y de soporte (Helpdesk) para tomar decisiones informadas, anticipar problemas y gestionar relaciones proactivamente.
Medir la satisfacción del cliente
Implementar encuestas post-servicio automatizadas para recolectar feedback directo (CSAT) y evaluar continuamente la calidad del servicio y áreas de mejora.
Alcance del proyecto
El alcance de esta fase inicial está estrictamente definido para asegurar una implementación exitosa y controlada.
Plataforma:
Implementación exclusiva en Odoo Enterprise Cloud (SaaS) con infraestructura gestionada y actualizaciones garantizadas.
El costo anual por cada usuario suscripto es de US $130,80. (cotización de Odoo al 04/12/2025)
Módulos incluidos:
Personalización:
Adaptaciones (campos, vistas) realizadas exclusivamente con Odoo Studio.
Política de cero desarrollo en código Python, asegurando compatibilidad y autosuficiencia operativa.
Fuera de alcance:
- Módulos como Contabilidad, Inventario, Proyectos o Suscripciones.
- Integraciones complejas con sistemas de facturación o logística legacy.
- Desarrollo de funcionalidades a medida que requieran código Python.
Alojamiento en línea SaaS
(software como servicio)
Accede a la base de datos de Odoo desde la nube, a través de cualquier navegador web. Solo necesitas tus credenciales para iniciar sesión en www.odoo.com.
Con este tipo de alojamiento la responsabilidad de mantener la base de datos es de Odoo.
Características principales del alojamiento en línea
Alojamiento en la nube
Acceso desde cualquier lugar con conexión a internet
Seguridad garantizada
Odoo se encarga de la seguridad y respaldos
Actualizaciones automáticas
Sistema siempre actualizado sin intervención
Alto rendimiento
Infraestructura optimizada para velocidad
Soporte técnico
Asistencia directa de Odoo para issues de plataforma
Escalabilidad
Crece con tu negocio sin límites técnicos
Metodología y fases del proyecto
El proyecto seguirá la metodología Odoo por fases, estándar de la industria. Su objetivo es mitigar riesgos en la migración de datos y facilitar la adopción por parte de los usuarios, especialmente aquellos en transición desde procesos manuales. Este enfoque busca generar confianza y una adopción gradual y controlada.
El proyecto se divide en 6 (seis) etapas lógicas, desde preparación inicial hasta estabilización operativa, cubriendo un cronograma de 90 a 120 días calendario.
Resumen de fases
Fase 1: Kick-off y Descubrimiento
Semanas 1-2
Alinear expectativas, definir requerimientos funcionales y validar el alcance del Producto Mínimo Viable (MVP).
Fase 2: Diseño y Prototipado
Semanas 3-4
Configurar un prototipo funcional para validar los flujos de CRM y Helpdesk.
Fase 3: Implementación Core
Semanas 5-9
Configurar el sistema completo, preparar la migración de datos y capacitar a los Referentes Operativos (RO).
Fase 4: Pruebas (UAT) y Ajustes
Semanas 10-11
Validar el cumplimiento de los requerimientos del sistema mediante pruebas de usuarios finales.
Fase 5: Despliegue y Capacitación
Semana 12
Poner el sistema en producción (Go-Live) y capacitar a los usuarios finales.
Fase 6: Estabilización y Soporte
Semanas 13-16
Asegurar la correcta adopción, resolver incidencias post-lanzamiento y transferir conocimiento.
Cronograma detallado por fases
Fase 1:
Kick-off y descubrimiento (semanas 1-2)
Objetivos:
- Validar plan, alcance y objetivos con dirección.
- Mapear procesos AS-IS (ventas y soporte).
- Identificar e integrar Referentes Operativos (RO).
Actividades clave:
Reunión de Kick-off (Día 1-2)
- Alinear dirección sobre objetivos, alcance, roles, cronograma.
- Presentar metodología Odoo y expectativas.
- Firmar acta de inicio del proyecto.
Identificación de Referentes Operativos (Semana 1)
- Seleccionar 3 usuarios clave para adopción:
- 1 RUP (Responsable Único de Proyecto).
- 1 RO Comercial (CRM).
- 1 RO Soporte (Helpdesk).
Talleres de análisis funcional (Semanas 1-2)
- Entrevistas para documentar flujos (comercial, soporte).
- Identificar pain points y priorizar necesidades.
- Capturar terminología específica.
Workshop: modelo de datos de contactos (Semana 2)
- Sesión de 2h para definir estructura de clientes.
- Validar jerarquía res.partner (empresa padre → hijos).
- Riesgo: CRM no funcional sin esto.
Configuración del entorno (Semana 2)
- Crear base de datos en Odoo Cloud.
- Activar módulos (CRM, Helpdesk, Contacts, Studio).
- Configurar parámetros básicos (zona horaria, idioma, moneda).
Entregables e hitos:
- ✅ Acta de inicio del proyecto firmada.
- ✅ Documento de alcance del MVP validado.
- ✅ Referentes Operativos (RO) identificados y comprometidos.
- ✅ Mapas de procesos AS-IS (ventas y soporte).
- ✅ Modelo de datos de contactos definido y documentado.
Fase 2: Diseño, prototipado y configuración Inicial (semanas 3-4)
Objetivos:
- Configurar flujos básicos de CRM y Helpdesk.
- Construir prototipo funcional para validación temprana.
- Iniciar capacitación de Referentes Operativos (RO) con práctica directa.
Actividades clave:
Configuración de CRM (Semana 3)
- Definir etapas del pipeline de ventas: Prospección → Calificación → Propuesta → Negociación → Ganado/Perdido.
- Configurar actividades automatizadas (seguimientos, recordatorios).
- Personalizar vistas Kanban/Lista para equipo comercial.
Configuración de helpdesk (Semana 3)
- Crear equipos de soporte (ej: "Soporte Técnico", "Reclamos").
- Definir tipos de ticket y prioridades.
- Configurar políticas de SLA diferenciadas:
- Calendario laboral (L-V, 8-18hs) para clientes estándar.
- Calendario 24/7 para clientes críticos (hospitales, industrias).
- Configurar alias de email para creación automática de tickets.
Personalización con Odoo Studio (Semana 3-4)
- Añadir campos personalizados en ficha de contacto para cumplimiento normativo:
- Nro. Habilitación
- Categoría de Residuo (Patológico, Común, Reciclable, etc.)
- Frecuencia de Servicio Contratada
- Modificar vistas para destacar información crítica.
- Crear reportes básicos (pipeline, cumplimiento SLA).
Importación de muestra (Semana 4)
- Seleccionar 50 clientes representativos (simples y complejos).
- Preparar archivo CSV con IDs externos y estructura jerárquica.
- Realizar importación de prueba para validar modelo de datos.
- Ajustar según resultados de importación de prueba.
Capacitación Inicial de Referentes Operativos (Semana 4)
- Sesiones prácticas (hands-on) de 3-4 horas por Champion:
- ROs crean oportunidades, avanzan pipeline, registran actividades.
- ROs crean tickets, asignan, resuelven, envían encuestas.
- Acceso a eLearning de Odoo para refuerzo autónomo.
- Objetivo: ROs deben poder realizar flujos completos sin ayuda.
Entregables e hitos:
- ✅ Prototipo funcional de CRM y Helpdesk.
- ✅ Documento con configuraciones de SLA y pipelines.
- ✅ Referentes Operativos (RO) capacitados en flujos básicos.
- 🎯 Hito crítico: Aprobación del prototipo por ROs y dirección.
Fase 3: Implementación core y migración de datos (semanas 5-9)
Objetivos:
- Completar configuración final del sistema.
- Migrar totalidad de clientes y contactos a Odoo.
- Capacitar a key users (peer training por RO).
Actividades clave:
Limpieza y reparación de datos (Semanas 5-6)
- Auditar archivo maestro de clientes.
- Eliminar duplicados y corregir errores.
- Estandarizar información (nombres, direcciones, teléfonos).
- Asignar IDs externos (crucial para integridad):
- Cada empresa: ID externo único (ej: CH-EMP-001).
- Contactos vinculados por ID externo padre.
Preparación de archivos de importación (Semana 6)
- Estructurar CSVs en orden de importación:
- Empresas (padre). a.
- Contactos individuales (hijos por ID externo). b.
- Info adicional (direcciones de entrega, puntos de generación). c.
- Documentar estructura para futuras actualizaciones.
Pruebas de migración en staging (Semana 7)
- Mínimo 3 pruebas en staging:
- 1. Validar estructura e integridad.
- 2. Ajustar y validar correcciones.
- 3. Ensayo general (dry run).
- Validar datos migrados (RO).
Migración final a producción (Semana 8)
- Importación de 4,000 clientes y contactos.
- Validación post-migración:
- Verificar jerarquías padre-hijo.
- Confirmar ausencia de registros huérfanos.
- Spot-check del 10% de registros.
- Backup de base de datos.
Capacitación de Key Users por RO (Semana 8-9)
- Peer Training: RO capacitan a colegas.
- Sesiones por área:
- Comercial (2-3h): Pipeline, oportunidades, actividades, cotizaciones.
- Soporte (3-4h): Tickets, SLA, chatter, portal, encuestas.
- Práctica: Key users ejecutan flujos reales.
- FUTURIALS: rol de soporte/supervisión.
Entregables e hitos:
- ✅ CSVs finales limpios y estructurados.
- 🎯 Hito crítico: 3 pruebas de migración exitosas.
- 🎯 Hito crítico: BD de producción con 4,000 clientes.
- ✅ Key users capacitados por RO.
- ✅ Sistema configurado y listo para UAT.
Fase 4: Pruebas integrales (UAT) y ajustes (semanas 10-11)
Objetivos:
- Validar cumplimiento de necesidades operativas.
- Identificar y resolver issues pre-Go-Live.
- Obtener aprobación formal para producción.
Actividades Clave:
Casos de Uso End-to-End (Semana 10)
- Key Users prueban flujos completos con datos reales:
- CRM: Crear oportunidad, calificar, cotizar, cerrar.
- Helpdesk: Recibir ticket, asignar, resolver, verificar SLA, enviar encuesta.
- Validación de escenarios críticos (ej. tickets de email no registrado, renovación de contratos, incumplimiento SLA).
Validación de Integraciones (Semana 10)
- Prueba de creación automática de tickets vía email.
- Verificar creación de tickets y envío de respuestas.
- Prueba de creación de oportunidades vía email (si aplica).
Validación de Permisos y Seguridad (Semana 10)
- Verificar accesos correctos por perfil de usuario.
- Ej. Vendedor: solo sus oportunidades; Agente de soporte: solo tickets de su equipo.
- Prueba de restricciones (ej. ¿Vendedor puede ver tickets?).
Revisión de Reportes y Dashboards (Semana 11)
- Generación y validación de reportes críticos:
- Pipeline de ventas por etapa/vendedor.
- Cumplimiento de SLA.
- Satisfacción del cliente (CSAT).
- Ajustes necesarios en reportes.
Resolución de Issues Identificados (Semana 11)
- Clasificación de issues por severidad (Crítico, Alto, Medio, Bajo).
- Resolución de todos los issues críticos y altos.
- Documentación de issues medios/bajos para backlog post Go-Live.
Decisión Go/No-Go (Final Semana 11)
- Reunión con dirección para revisar:
- Pruebas completadas, issues críticos resueltos, preparación del equipo.
- Firma formal de aprobación para Go-Live.
- Si es No-Go, definir plan de remediación.
Entregables e hitos:
- ✅ Registro de casos de prueba y resultados.
- ✅ Registro de issues y su resolución.
- 🎯 Hito crítico: Todos los issues críticos resueltos.
- 🎯 Hito crítico: Decisión formal "Go" firmada.
Fase 5: Despliegue (go-live) y capacitación general (semana 12)
Objetivos:
- Poner Odoo en producción para todos los usuarios.
- Asegurar que el personal esté preparado.
- Establecer soporte intensivo la primera semana.
Actividades clave:
Comunicación Go-Live
Comunicación formal del lanzamiento de Odoo (Contenedores Hugo), destacando beneficios, cambios y recursos disponibles, con respaldo directivo.
Despliegue técnico
Migración final de datos, activación de notificaciones, cambio de contraseñas y configuración de respaldos. Sistema oficialmente en producción.
Capacitación masiva
Sesiones de 2-4 horas para Equipo de Soporte, Comercial, Gerentes y Supervisores, con práctica guiada y ejercicios reales.
Material de soporte
Manuales de usuario, hojas de referencia rápida y videos. Contenedores Hugo los redacta; FUTURIALS provee template y guía.
Soporte intensivo
FUTURIALS disponible (9-19hs), canal directo (WhatsApp/Slack). Respuesta <2h. Sesiones diarias "office hours".
Monitoreo adopción
Tracking diario de métricas (logins, oportunidades, tickets). Identificación de usuarios rezagados e intervención proactiva para fomentar el uso.
Entregables e hitos:
- 🎯 Hito crítico: Sistema Odoo operando en producción.
- ✅ Manuales de usuario básicos.
- ✅ Hojas de referencia rápida.
- ✅ Videos de capacitación grabados.
- ✅ 100% del personal objetivo capacitado.
Fase 6: Estabilización y soporte post-implementación (semanas 13-16)
Objetivos:
- Asegurar adopción completa de la plataforma.
- Monitorear resultados iniciales y realizar ajustes menores.
- Transferir conocimiento a administradores internos.
- Cerrar formalmente el proyecto.
Actividades clave:
Soporte continuo activo (Semanas 13-16)
FUTURIALS ofrece soporte continuo (L-V, 10-18hs). Respuesta <24hs para consultas, <4hs para críticos. Comunicación vía tickets/email para trazabilidad.
Sesiones de refuerzo semanales (Semanas 13-15)
Office Hours semanal (1h) para dudas grupales y revisión de casos reales. Capacitación just-in-time para funcionalidades menos usadas.
Monitoreo de métricas de adopción (Semanas 13-16)
Monitoreo de KPIs de uso: Logins diarios (>90%), Tasa de registro (100%), Actividades vencidas. Identificación de usuarios con baja adopción o procesos evitados en Odoo.
Evaluación de primeros resultados de negocio (Semana 15-16)
Evaluación de impacto: Revisión de SLA, CSAT, FRT, Conversión. Comparación con datos pre-Odoo y búsqueda de mejoras.
Ajustes finos basados en uso real (Semanas 13-16)
- Modificaciones menores de configuración basadas en feedback.
- Optimización de vistas y filtros según patrones de uso real.
- Ej: ajuste de pipeline, SLAS, campos personalizados.
Capacitación de administradores internos (Semana 15)
- Identificar 1-2 "super users" en Contenedores Hugo.
- Capacitación avanzada (4-6h) en: Vistas Studio, Gestión de usuarios/permisos, Reportes básicos, Mejores prácticas de mantenimiento.
Preparación de roadmap Fase 2 (Semana 16)
- Revisión de funcionalidades de Fase 1 no implementadas.
- Priorización basada en feedback y pain points.
- Propuesta preliminar de Fase 2 (exploratoria).
Cierre formal del proyecto (Semana 16)
- Reunión de cierre con dirección.
- Presentación de: Resumen ejecutivo (objetivos, timeline, presupuesto), Métricas y resultados, Lecciones aprendidas, Documentación final.
- Firma de acta de cierre.
Entregables e hitos:
- ✅ Informe de métricas del primer mes de operación.
- ✅ Administradores internos capacitados.
- ✅ Documento de traspaso y lecciones aprendidas.
- ✅ Propuesta preliminar de Fase 2 (opcional).
- 🎯 Hito crítico: Cierre formal del proyecto.
Estrategia de capacitación y gobierno de proyecto
El Responsable único de proyecto (RUP): eje central del proyecto
El RUP es la persona clave para el éxito de la implementación, sirviendo como punto de contacto principal.
¿Quién debe ser el Responsable único de proyecto (RUP)?
Recomendamos que el RUP sea una persona que cumpla con:
- Visión integral de procesos (Sales, Support, Admin).
- Autoridad para tomar decisiones clave.
- Disponibilidad (8-10h/semana durante la implementación).
- Credibilidad y respeto en la organización.
- Motivación para mejorar procesos.
¿Cuáles son las responsabilidades del RUP?
Fase de Análisis (ROI/Kick-Off)
- Talleres "as-is" y documentación de procesos.
- Identificar "pain points" y necesidades de CRM/Help Desk.
- Mapear terminología interna con Odoo.
- Validar alcance propuesto.
Durante la Implementación
- Interlocutor principal entre FUTURIALS y Contenedores Hugo.
- Participar en demos y validaciones semanales.
- Aprobar configuraciones.
- Coordinar selección y capacitación de RO.
- Redactar especificaciones funcionales (con FUTURIALS).
- Facilitar acceso a recursos clave.
Post Go-Live
- Administrar Odoo (o delegar).
- Gestionar cambios y mejoras.
- Puente entre equipo operativo y FUTURIALS (soporte).
- Reportar ROI (3, 6, 12 meses).
¿Por qué el RUP es crítico (evidencia Odoo)?
Fracasos sin RUP
De las implementaciones sin RUP comprometido.
Un RUP débil o sin autoridad, según Odoo, expone el proyecto a:
- Decisiones lentas.
- Mensajes inconsistentes.
- Falta de claridad en prioridades.
- Cambios de dirección.
Modelo de Referentes Operativos (ROs) internos
Con un RUP fuerte, los RO actúan como multiplicadores de capacitación en sus áreas funcionales.
¿Qué es un Referente Operativo?
Un RO es un "super key-user" y embajador de Odoo en Contenedores Hugo.
No es un gerente, es un usuario operativo respetado por sus pares que:
- Domina el proceso actual en su área.
- Tiene influencia natural en el equipo.
- Está motivado por el cambio y la mejora.
- Tiene tiempo disponible (4-6 horas semanales durante el proyecto).
Estructura de Referentes Operativos para Contenedores Hugo:
Responsabilidades de los Referentes Operativos (ROs):
Durante la implementación:
- Validar configuraciones y flujos
- Probar funcionalidades a fondo
- Dar feedback honesto
- Capacitar a colegas (peer training)
- Documentar procesos en Odoo
Post Go-Live:
- Soporte de primera línea a colegas
- Promover mejores prácticas de uso
- Detectar resistencias y reportar al RUP
- Ser voz del equipo en decisiones
Beneficios del Modelo de ROs
Beneficios del Modelo de ROs (Estadísticas de Odoo):
Más éxito
Mayor éxito en proyectos
Menos soporte
Menos soporte post Go-Live
Mejor adopción
Mejor adopción por pares
Ventajas prácticas:
- Mayor confianza del equipo
- Reduce carga de FUTURIALS
- Retención de conocimiento interno
- Compromiso y desarrollo profesional del RO
Plan de Capacitación por Rol y Fase
Material de Soporte (Responsabilidades Compartidas)
FUTURIALS Provee:
- ✅ Acceso a eLearning Odoo.
- ✅ Doc. oficial Odoo (traducida).
- ✅ Templates manuales de usuario.
- ✅ Hojas de referencia rápida.
- ✅ Grabaciones de capacitación.
Contenedores Hugo Desarrolla (con guía de FUTURIALS):
- ✅ Manuales específicos (terminología interna).
- ✅ Políticas internas de uso Odoo.
- ✅ FAQs basadas en dudas reales.
¿Por qué Contenedores Hugo escribe su propia documentación?
- Conocimiento interno superior. 1.
- Asegura comprensión de Odoo. 2.
- Evita terminología externa. 3.
- Sostenibilidad a largo plazo (actualizaciones internas). 4.
Métricas de Éxito de Capacitación
Durante el Proyecto:
- ROs ejecutan flujos completos (Semana 4).
- Key users ejecutan flujos con ayuda mínima de ROs (Semana 9).
- 100% personal asiste a capacitación Go-Live (Semana 12).
Post Go-Live:
- 80% equipo inicia sesión diario (Mes 1).
- <5% tickets soporte sobre "cómo usar Odoo" (después de Mes 1).
- ROs reportan confianza del equipo ≥ 7/10 (Mes 1).
Gestión de Riesgos y Plan de Contingencia
Toda implementación tecnológica conlleva riesgos inherentes. Este plan los identifica proactivamente y establece estrategias de mitigación para minimizar su probabilidad e impacto.
Notas Importantes sobre Riesgos
R1 - Modelo de Datos
Crítico, un error invalida CRM y Helpdesk. Dedicamos Semana 2 a definirlo correctamente.
R2 - Calidad de Datos
Riesgo de calidad, no técnico. No retrasar Go-Live por "datos perfectos"; lanzar con 80% limpios y mejorar en producción.
R3 - Adopción
El único riesgo letal. Un sistema no usado es un fracaso. Usamos ROs, peer training y soporte intensivo (Semana 12).
R4 - Disponibilidad
El plazo de 90-120 días considera operación 7x24 de Contenedores Hugo y otros proyectos de FUTURIALS. Es realismo.
R7 - Expectativas
Metodología Odoo prioriza el plazo: "Preferimos la insatisfacción temporal a no cumplir la fecha límite." Comunicar esto desde el Kick-off.
Criterios de Éxito y Métricas Clave (KPIs)
El éxito de la implementación se medirá con métricas de adopción del sistema y de impacto en el negocio.
Métricas de Adopción (Medición: Mes 1 post Go-Live)
Interpretación de Adopción:
- Si logins <70% (Semana 2 post Go-Live): Alerta Roja → Intervención inmediata.
- Si tasa de registro <80% (Semana 3): Alerta Amarilla → Identificar barreras de registro.
- Si actividades vencidas >15%: Alerta Amarilla → El equipo no usa Odoo proactivamente.
Métricas de Impacto en Negocio
Métricas de Impacto en Negocio (Medición: Mes 1-3 post Go-Live)
Importante: Se requiere un baseline pre-Odoo. Si no hay datos históricos, usar Mes 1 como base para medir la mejora en Mes 2-3.
Interpretación de Impacto:
- Si CSAT <70%: Problema grave en servicio → Investigar causas.
- Si FRT >8 horas: Equipo no monitorea tickets → Revisar notificaciones.
- Si Conversión bajó vs. baseline: CRM no ayuda → Entrevistar comerciales.
Métricas de Éxito del Proyecto
Métricas de Éxito del Proyecto (Evaluación al Cierre - Semana 16)
Definición de Éxito:
- Lanzamiento en tiempo y presupuesto acordados.
- Adopción del sistema por >85% del equipo en Mes 1.
- Al menos 2 de 3 métricas de impacto en negocio mejoran vs. baseline.
"La prioridad es integrar a los usuarios a Odoo, a tiempo y dentro del presupuesto. Si esto se logra, el proyecto es exitoso, aun con mejoras pendientes."
Estructura de gobierno del proyecto
Roles y responsabilidades
Por parte de FUTURIALS:
Por parte de Contenedores Hugo:
Cadencia de Reuniones
Comunicación e Inversión
Canales de Comunicación
Principio de Trazabilidad: Decisiones importantes se documentan por email, incluso si se discuten verbalmente.
Inversión y Modelo de Facturación
Desglose de Inversión
Esta sección debe completarse con la estructura comercial específica. Incluir:
- Licencias Odoo Enterprise (mensual/anual)
- Servicios de Implementación FUTURIALS (por fase o paquete)
- Capacitación
- Soporte post Go-Live (incluido vs. adicional)
Supuestos y dependencias del Proyecto
Este plan asume que:
- Disponibilidad del Equipo de Contenedores Hugo: RUP (8-12h/sem), ROs (4-6h/sem), Key users para UAT (Semanas 10-11), Todo el personal para capacitación (Semana 12) 1.
- Calidad de Datos de Origen: Archivo maestro de clientes en Excel/CSV (Nombre empresa, contactos, emails, direcciones). 80% de datos son de calidad aceptable para importación 2.
- Infraestructura Técnica: Conectividad a internet estable. PCs con navegador web moderno. Email corporativo funcional para notificaciones Odoo 3.
- Decisiones de Negocio: Contenedores Hugo puede tomar decisiones sin entes externos. Respaldo de dirección para cambios. No hay regulaciones externas no contempladas 4.
- Alcance Cerrado: MVP (CRM + Helpdesk) no se expande durante implementación. Funcionalidades adicionales para Fase 2 5.
Dependencias y Próximos Pasos
Dependencias Críticas
De parte de Contenedores Hugo:
- Identificación de RUP y ROs en Semana 1
- Participación activa en workshops y validación
- Entrega de archivo de clientes en Semana 5
- Disponibilidad para UAT (Semana 10-11)
- Respaldo de dirección
De parte de FUTURIALS:
- Dominio técnico de Odoo CRM y Helpdesk
- Disponibilidad de Project Leader
- Capacidad de respuesta (Go-Live crítico, Semana 12)
De Odoo (el producto):
- Odoo SaaS operativo y con performance
- Funcionalidades estándar CRM/Helpdesk cubren necesidades (sin bugs críticos)
Externas:
- Conectividad a internet estable
- Email corporativo operativo para integración
Si alguna dependencia falla, puede impactar el timeline o alcance del proyecto. Comunicar proactivamente cualquier riesgo.
Próximos Pasos y Cierre
Próximos Pasos
Revisión y Aprobación de esta Propuesta
Validar alcance, timeline y presupuesto. Resolver dudas.
Firma de Contrato y Orden de Compra
Formalizar acuerdo comercial y términos de pago.
Inicio de Proyecto (Semana 1)
Kick-off formal, identificación RUP y ROs. Inicio Fase 1: Kick-off y Descubrimiento.
Documento preparado por:
FUTURIALS - Consultoría en Transformación Digital
futurials.com
Versión: 1.0
Fecha: 05 de Diciembre de 2025
Objetivos Generales del Proyecto